「就業規則がない」とどうなる？解雇や残業代トラブルで会社を守るための最低限のルール

「うちは少人数だから就業規則はいらない」「今まで何もなかったから大丈夫」――そう思っている経営者や人事担当者の方は少なくありません。しかし、就業規則がない状態は、いざトラブルが起きたとき、会社を守る手段がほとんどないことを意味します。解雇をめぐる裁判で会社側が負けたり、退職した社員から高額な残業代を請求されたりと、想定外の事態に発展するケースは実際に起きています。

この記事では、就業規則がないことで具体的にどのようなリスクが生じるのか、そして会社を守るために最低限押さえるべきルールは何かを、専門知識がなくても理解できるようにわかりやすく解説します。「何から手をつければいいかわからない」という方こそ、ぜひ最後までお読みください。

就業規則の作成義務とは？違反時の罰則とリスク

まず押さえておきたいのは、すべての会社に就業規則の作成義務があるわけではないという点です。ただし、一定の条件を満たす会社は法律で義務づけられており、就業規則がない状態を放置すると罰則の対象になる可能性があります。

作成が義務になる「常時10人以上」のルール

労働基準法第89条では、常時10人以上の従業員がいる事業場は、就業規則を作成して労働基準監督署に届け出なければならないと定めています。ここでの「10人以上」はパートやアルバイトも含めた人数です。正社員が5人でもパートが6人いれば合計11人となり、作成義務の対象になります。

注意したいのは「事業場ごと」に判断されるという点です。会社全体で50人の従業員がいても、どの店舗・事業所も10人未満であれば、法律上は作成義務が発生しません。逆に、1つの事業所だけでも10人以上いれば、その事業所については就業規則の作成と届出が必要です。

また「常時」とは、繁忙期だけ一時的に10人を超えるような場合は含まれません。あくまで普段から10人以上の状態が続いている場合に義務が発生します。

届出をしなかった場合の罰則

就業規則の作成・届出義務があるにもかかわらず、これを怠った場合は30万円以下の罰金が科される可能性があります。さらに、労働基準監督署から是正勧告を受けることもあり、勧告に従わなければより厳しい対応に発展するケースも考えられます。

罰金の金額だけを見ると「30万円なら大きくない」と感じる方もいるかもしれません。しかし本当のリスクは罰金そのものではなく、就業規則がないことで後述する解雇トラブルや残業代請求が起きたときに、会社を守る根拠がないという点にあります。

解雇トラブルで会社が負けないための就業規則

「問題のある社員を辞めさせたい」と考えたことがある経営者は多いはずです。しかし就業規則がない状態では、会社がとれる手段は大きく制限されます。特に懲戒解雇はほぼ不可能になり、普通解雇であっても高いハードルを越えなければなりません。

懲戒解雇ができなくなる理由

懲戒解雇とは、横領や重大なハラスメントなど、極めて悪質な行為をした社員に対して行う最も重い処分です。しかし、懲戒解雇は就業規則や雇用契約書に具体的な懲戒事由が定められていなければ実施できません。就業規則がない会社では、そもそも「どんな行為が懲戒の対象になるか」が明文化されていないため、たとえ社員が会社のお金を盗んだとしても懲戒解雇として処分することが極めて難しくなります 。

これは会社にとって非常に大きなリスクです。問題社員を放置すれば職場の雰囲気が悪化し、他の社員が辞めてしまう原因にもなりかねません。

普通解雇にも厳しい条件がある

懲戒解雇ができない場合でも、「普通解雇」という方法は民法の規定に基づいて検討できます。普通解雇は、能力不足や業務命令違反などを理由に労働契約を終了させるものです。ただし、労働契約法第16条により、解雇が「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合」は無効とされます。

具体的にいうと、能力不足で解雇したい場合でも、会社が十分な指導や教育を行った記録がなければ認められにくくなります。業務命令に従わない社員であっても、なぜその指示が重要なのかを説明し、改善の機会を与えたうえでないと解雇はできません。就業規則がないと、こうした手続きの根拠が曖昧になるため、裁判で会社側の主張が通りにくくなる傾向があります。

• 懲戒解雇 → 就業規則に懲戒事由の記載がなければ実施不可
• 普通解雇 → 就業規則がなくても民法上は可能だが、合理的理由と相当性が必要
• 整理解雇（リストラ） → 経営上の必要性など4つの要件を満たす必要あり

残業代トラブルを回避する就業規則の重要性

残業代の問題は、就業規則がない会社で最もお金に直結するリスクの一つです。口約束で「うちは残業代込みの給料だから」と伝えていたとしても、書面に残っていなければ、後から大きな請求を受ける可能性があります。

口約束のルールは裁判で認められにくい

「残業は事前申請制」「固定残業代に含まれている」「無断残業は認めない」といった社内ルールを設けている会社は多いでしょう。しかし、これらのルールが就業規則に書かれていないと、裁判や労働審判で会社側の主張が認められない可能性が高くなります。退職した社員が「そんな説明は受けていない」と言えば、会社側がそのルールの存在を証明する手段がないからです。

特に固定残業代（みなし残業代）については、就業規則や雇用契約書で「基本給のうち○万円は月○時間分の固定残業代」と明確に記載していなければ、後から「固定残業代の合意はなかった」と判断される恐れがあります。その場合、本来は固定残業代に含まれていたはずの時間外労働すべてに対して、あらためて割増賃金を支払うよう求められることになります。

退職後に請求される高額な未払い残業代

未払い残業代の請求権は、現在の法律では3年間（将来的には5年に延長される予定）さかのぼって行使できます。つまり、3年間分の残業代をまとめて請求される可能性があるということです。月に数万円の未払いであっても、3年分が積み重なると100万円を超えるケースも珍しくありません。

就業規則がない状態では、残業代の計算方法そのものが曖昧になりやすいため、従業員側の主張する金額がそのまま認められるリスクが高まります。「そんなに残業していなかったはずだ」と反論したくても、勤怠管理のルールが就業規則で定められていなければ、会社側の反証は難しくなります。

退職金・有給休暇トラブルを防ぐ就業規則の役割

残業代や解雇だけでなく、退職金や年次有給休暇に関するトラブルも、就業規則がない会社で起きやすい問題です。「うちは退職金制度がない」「有給休暇は使わせていない」と思っていても、法律上は通用しない場合があります。

退職金は「慣行」だけで支払い義務が生じることがある

退職金は法律で支払いが義務づけられているものではありません。就業規則や雇用契約書に退職金の規定がなければ、原則として支払う必要はないとされています。しかし注意が必要なのは、過去に退職者へ退職金を支払い続けてきた実績がある場合、それが「会社の慣行」として認められ、支払い義務が発生する可能性があるという点です。

実際に、退職金の規定がなかったにもかかわらず、20年以上にわたって辞める人に退職金を払い続けていた会社に対し、裁判所が退職金の支払いを命じた判例もあります。就業規則で退職金の有無や計算方法を明確にしておかないと、会社が意図しない金額を支払わなければならなくなるリスクがあるのです。

有給休暇は就業規則がなくても与える義務がある

「うちには就業規則がないから有給休暇もない」という認識は誤りです。年次有給休暇は労働基準法で定められた労働者の権利であり、就業規則の有無に関係なく付与する必要があります。入社から6か月継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した従業員には、年次有給休暇が発生します。

週5日勤務などの一般的な従業員の場合、最初に付与される日数は10日です。一方で、週の所定労働日数が少ないパート・アルバイトなどは、勤務日数に応じた日数が付与されます。そのため、雇用形態だけで有給休暇の有無を判断するのではなく、勤務日数や出勤率を確認して管理することが重要です。

また、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対しては、年5日を確実に取得させることが会社の義務とされています。これは正社員だけでなく、条件を満たすパート・アルバイトも対象です。就業規則がない状態で有給休暇の管理を怠ると、労働基準監督署の指導対象となるだけでなく、従業員との信頼関係にも悪影響を及ぼしかねません。

• 年次有給休暇の付与（入社6ヶ月経過後、条件を満たした従業員全員）
• 年5日の有給休暇取得義務（年10日以上付与された従業員が対象）
• 残業した場合の割増賃金の支払い（時間外25%以上、深夜25%以上、休日35%以上）
• 最低賃金以上の賃金支払い
• 労働条件の書面による明示（雇用契約書や労働条件通知書）

就業規則に必ず記載すべき項目と作成のポイント

ここまで読んで「就業規則を作らなければ」と感じた方も多いのではないでしょうか。しかし、何を書けばいいのか、どう進めればいいのかがわからないという声はよく聞かれます。ここでは最低限押さえるべき項目と、作成を進めるための具体的なステップを紹介します。

必ず記載しなければならない3つの項目

就業規則には「絶対的必要記載事項」と呼ばれる、必ず書かなければならない項目があります。これは以下の3つの分野に分かれます。

この3分野は、どんな会社であっても就業規則に必ず記載しなければならない項目です。まずはこの3つを固めることが、就業規則づくりの出発点になります。特に始業・終業時刻はシフト制の場合、想定されるパターンをすべて記載するか、「業務の都合により変更する場合がある」旨の文言を入れておく必要があります。

会社の制度に応じて書くべき項目

絶対的必要記載事項に加えて、会社が独自に設けている制度については「相対的必要記載事項」として記載が必要です。たとえば退職金制度がある場合は、対象者の範囲や計算方法、支払い時期などを明記しなければなりません。賞与（ボーナス）がある場合も同様です。

懲戒に関する規定も相対的必要記載事項に含まれます。先ほど解説したとおり、問題社員に対して懲戒処分を行うためには、就業規則に懲戒の種類と事由を定めておく必要があります。「戒告」「減給」「出勤停止」「懲戒解雇」など、段階的な処分の種類と、それぞれがどのような行為に適用されるかを具体的に記載しておきましょう。

よくある質問

Q. 従業員が10人未満でも就業規則を作ったほうがいいですか？

A. 法律上の義務はありませんが、作成しておくことを強くおすすめします。就業規則がない状態では、問題社員への懲戒処分ができない、残業代のルールを主張できないなど、トラブルが起きたときに会社が不利になります。将来的に従業員が増えることを見据えて、早めに整備しておくと安心です。

Q. 就業規則がないまま社員を解雇した場合はどうなりますか？

A. 懲戒解雇は就業規則に根拠がないため無効と判断される可能性が非常に高いです。普通解雇であれば民法上は可能ですが、客観的に合理的な理由と社会的相当性が求められます。十分な指導記録がないまま解雇すると、不当解雇として訴えられるリスクがあります。

Q. 就業規則の作成は自分でもできますか？

A. 厚生労働省がモデル就業規則を公開しており、これをベースに作成することは可能です。ただし、会社ごとに労働条件や制度は異なるため、そのまま使うと実態と合わない規定ができてしまう恐れがあります。法的なリスクを避けるためにも、社会保険労務士や弁護士に相談しながら進めるのが安全です。

Q. 就業規則を作ったら社員に必ず見せないといけませんか？

A. はい、周知は法律上の義務です。職場に掲示する、書面で配布する、パソコンの共有フォルダに入れるなど、従業員がいつでも確認できる状態にしておく必要があります。周知していない就業規則は、法的な効力が認められない場合があります。

まとめ

この記事では、就業規則がない場合に会社が直面する解雇・残業代・退職金などの具体的なリスクと、最低限整備すべき項目や作成のポイントについて解説しました。

就業規則がないことは、目に見えるトラブルが起きるまで問題が表面化しにくいという特徴があります。しかし、いったんトラブルが発生すると、解雇が無効になる、高額な残業代を支払う、退職金の請求を受けるなど、会社にとって大きな損失につながりかねません。「何も起きていないから大丈夫」ではなく、「何も起きていない今のうちに備える」という発想が大切です。

就業規則は完璧なものを最初から作ろうとする必要はありません。まずは法律で定められた絶対的必要記載事項（労働時間、賃金、退職）を中心に最低限の内容を整え、その後、会社の状況に合わせて見直していくことが現実的な進め方です。専門家のサポートを受ければ、忙しい経営者や人事担当者の負担を最小限に抑えながら、しっかりとした就業規則を整備することができます。

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